Une association de plus de vingt salariés est répartie sur plusieurs sites géographiquement distants. Cette association est tenue à une obligation de confidentialité absolue dans certains de ses champs d’activité. La structure gère environs 3500 dossiers par an.
Interrogé sur ce qu’il était possible de faire, le consultant Ariteam après un audit de quelques heures s’est rendu compte que les dossiers répondait à une démarche de 3 ou 4 processus en fonction des types de dossier. En revanche, il n’y avait aucun partage d’information organisé, peu de sauvegardes, chacun travaillant sur son PC ou pour certains sur des dossiers papiers.
Après cet audit, il a été proposé la démarche suivante :
- Mise en place d’un partage documentaire basé sur l’open-source Nextcloud en mode hébergé avec les exigences de sécurité et de confidentialité requises. Ainsi progressivement le personnel mais également les bénévoles bénéficieront des fonctionnalités de cet outil.
- A moyen terme avec l’arrivée de la fibre, rapatriement des données au siège social.
- Mise en place d’un ERP de gestion d’affaire open-source, leader dans son domaine à savoir Dolibarr.
- A plus long terme mise en place d’un outil de gestion des processus open-source particulièrement performant.
En février 2020, ce plan est en cours de déploiement.