Au cours d’un premier entretien, le consultant Ariteam constate que le chef de projet assure la coordination interne et a la responsabilité technique, planning et coûts du contrat. L’organisation matricielle fait intervenir les métiers pour répondre aux besoins du chef de projet. La gestion d’affaire est procédurée. La gestion des modifications très importante, occupe une grande partie du temps. Elle est également procédurée.
En conclusion, il apparaît au consultant que cette société est bien mature en ce qui concerne les processus, mais que ces processus sont outillés simplement et sans synergie entre eux. Le consensus se fait autour de la mise en place d’un système d’information de gestion par affaire en complément de l’ERP.
Ariteam propose alors deux démarches :
1. faire un appel d’offre à partir d’un cahier des charges auprès des éditeurs de ce type de logiciels.
2. proposer le logiciel qui lui semble le meilleur, compte tenu de sa profonde connaissance du marché. Ensuite faire des essais approfondis pour que la société soit certaine que ce choix réponde à ses besoins tant en ce qui concerne les processus que les interfaces avec l’ERP et d’autres outils métiers.
La société se décide pour la seconde solution.
Mi octobre 2019 la société prend la décision d’acquérir le logiciel. Fin octobre la première réunion de paramétrage a lieu, puis suivent 6 semaines après les formations. Tout est opérationnel le 01/01/2020.
En conclusion, la maturité de la société, la mise en place déjà ancienne des processus a fait que le choix de l’outil et son paramétrage ont été très rapides.